Une secrétaire : et si on partageait cet emploi avec d'autres CUMA ?

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SECRETAIRE
À la CUMA des trois Cantons, on ne s’embarrasse pas avec de la paperasse. Florence, la secrétaire est là au quotidien afin de soulager le président et le conseil d’administration de cette charge de travail. Cela leur permet de se focaliser sur le développement et le bon fonctionnement de la CUMA. Par Quentin VAN CAMP

Constituée de 5 adhérents à sa création en 1987, la CUMA des Trois Cantons a pris son envol dans les années 2000 pour comptabiliser aujourd’hui presque 100 adhérents et une diversité d’activités et de machines importantes et un territoire étendu. Les besoins en termes de suivis et services on bien évolué avec cette augmentation d’activité. Ainsi, l’implication de Florence s’est faite au fur et à mesure, et l’importance de son poste au sein de la CUMA a grandi avec elle. De quelques heures par mois de façon bénévole à ses débuts, le nombre d’heures prestées atteint aujourd’hui 1h30 par jour en CDI.
Cela peut sembler beaucoup mais comparativement, ce sont des heures souvent réparties entre les différents membres du conseil d’administration lorsque la CUMA n’a pas de salarié. Elles sont souvent non rémunérées et non comptabilisées et peuvent décourager les motivations les plus fortes aux postes de gouvernance de la CUMA.
Selon Etienne, le Président de la CUMA des trois Cantons, un salarié en CUMA c’est un très bon investissement ! Surtout quand la secrétaire est comptable de formation et totalement autonome sur les questions de la CUMA. Le lien entre le/la secrétaire et le conseil d’administration est très important. Tant et si bien que Florence est devenue un maillon essentiel dans le bon fonctionnement de la CUMA. « Maintenant, quand Florence est absente d’une de nos réunions, nous sommes perdus » commente Etienne. « Une facture ? Florence l’a sous la main. Un prix d’achat pour un matériel ? un coût de revient ?  Florance a les données. Elle est très organisée, autonome et compétente et cela nous fait gagner un temps considérable » surenchérit Etienne.  Sans parler du temps gagné pour le comptable de la CUMA, qui voit son travail prémâché. Il n’a plus qu’à faire le bilan et présenter les comptes en AG. Cela permet également de diminuer la facture du cabinet en fin d’année.
Avoir une secrétaire en CUMA, c’est comme avoir une bonne graisse sur une chaine. Ça peut fonctionner sans, mais ça va drôlement moins vite. Comment partager efficacement des informations aux adhérents ? C’est la secrétaire qui fait les mails de communication, organise les réunions. Plus besoin d’aller courir à la porte de vos adhérents à une heure improbable pour être certain qu’ils n’ont pas oublié la réunion du lendemain. Comment faire le suivi des facturations au adhérents et s’assurer qu’il n’y a pas d’impayés ? C’est Florence qui fait les relances. Comment s’assurer que les annuités sont payées à temps, que les réunions sont organisées ou que les karnott ont enregistré correctement leurs données ? Toujours Florence. C’est ce suivi au quotidien auquel on ne pense pas forcément, qui fait qu’un temps précieux et parfois des sommes conséquentes sont économisées sur la CUMA.
Alors c’est sûr, toutes les CUMA ne peuvent pas se permettre d’avoir un/une secrétaire attitrée. Il n’y aurait pas assez de boulot pour un temps plein… sauf si…On se le/la partageait en interCUMA. Or il s’avère que les statuts des CUMA permettent ce type d’organisation sous forme de groupement d’employeurs. Il faudrait bien sûr un peu d’organisation mais imaginez le potentiel d’une personne s’occupant à temps plein des CUMA ?
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